“의료기기업체들도 지출보고서 작성 의무화 적용대상인가요?”

의료인에게 제공한 경제적 이익 내역을 모두 기록하고 관련 자료를 보관하는 ‘허용되는 경제적 이익에 관한 지출보고서 작성 의무화’가 올해부터 시행됐다.

하지만 여전히 작성방법 등 세부 내용을 정확히 인지하지 못한 의료기기업체들이 적지 않다.

앞서 보건복지부는 지난해 6월 28일 의료기기 제조업자(의약품 공급자 등)가 의료인에게 제공한 경제적 이익 내역을 모두 기록하고 관련 자료를 보관하는 허용되는 경제적 이익에 관한 지출보고서 작성 의무화를 담은 시행규칙을 공포했다.

이어 올해 1월 1일부터 시행된 지출보고서 작성 의무화에 따라 의료기기사업자(제조·수입·판매·임대업자)는 의료인에게 제공하는 ▲견본품 제공 ▲학술대회 지원 ▲임상시험 지원 ▲제품설명회·교육훈련 ▲시판 후 조사 ▲대금결제조건에 따른 할인 ▲구매 전 의료기기 성능 확인 등 모든 경제적 이익을 회계연도 종료 후 3개월 이내 보고서를 작성해야 한다.

구체적으로는 ‘누가, 언제, 누구에게, 얼마 상당의, 무엇을’ 제공했는지 기록·작성하고 5년 간 보관해야 한다.

위반 시에는 200만원 이하 과태료가 부과된다.

의료기기업체는 기본적으로 복지부가 정한 항목을 양식에 따라 기록해 5년 간 보관하고 회계연도 3개월 이내 보고서를 작성하면 큰 문제는 없다.

다만 업체에 따라서는 담당자가 중도 퇴사하거나 일시적인 부재로 경제적 이익 지출보고서를 장기간 기록·유지·보관하는데 어려움을 겪거나 관리 연속성이 떨어질 수 있기 때문에 주의해야 한다.

따라서 의료기기업체들은 복지부가 정한 규정에 따라 지출보고서를 간편하게 작성·보관할 수 있는 ‘지출보고서 관리시스템’에 대한 관심이 높다.

전사적자원관리(ERP) 시스템으로 전문성을 인정받은 ‘수메드’(www.sousmed.com) 역시 지출보고서 관리시스템 ‘ExPre’(익스프리)를 개발하고 관련시장에 뛰어들었다.

이 회사 서광일 영업대표는 “올해부터 시행된 허용되는 경제적 이익에 관한 지출보고서 작성 의무화에 따라 의료기기업체들이 중장기적 위험관리 차원에서 지출보고서 내용을 엑셀 파일로만 기록·저장·보관하는 것은 어려움이 있다”고 말했다.

그는 또한 “규모가 작은 의료기기업체가 독자적으로 지출보고서 작성시스템을 개발·구축하기에는 막대한 초기비용이 부담스럽다”고 덧붙였다.

그러면서 “자체 지출보고서 시스템을 구축하더라도 별도 담당자나 서버·PC를 지정하기가 쉽지 않아 보안이나 백업에 취약할 수밖에 없다”며 “만에 하나 중도에 담당자가 바뀌거나 퇴사하면 관리 연속성이 떨어지는 한계가 있다”고 우려했다.

수메드가 개발한 지출보고서 관리시스템 ‘ExPre’는 복지부가 발간한 경제적 이익 제공에 따른 지출보고서 작성 가이드라인에 따른 양식을 모두 지원한다.

특히 시스템 안전성·보안성이 뛰어난 아마존 클라우드 임대형(SaaS) 방식 솔루션으로 자체 시스템 개발 부담과 구축비용 없이 사용량만큼만 비용을 지불하기 때문에 경제적일뿐 아니라 안정적인 데이터 보안과 백업이 가능해 의료기기업체에 최적화된 서비스를 제공한다.

또한 ExPre는 기본 기능은 물론 ▲조직개편 ▲인사발령 ▲입·퇴사 등 환경 변화에 유연하고 안정적으로 대응할 수 있는 다양한 사용자 편의 기능을 제공한다.

이를 위해 고객 및 품목 정보를 일괄 관리하는 기능과 개별적인 지출보고서 유형 외에도 실제로 발생하는 여러 보고 형태에 대응할 수 있도록 사용자가 원하는 각종 이벤트 항목별 그룹핑과 조합을 통한 조회·분석 및 통계처리가 가능하다.

이는 경영진에 대한 내부 보고나 결재 시 유용하게 활용할 수 있다.

더불어 고객의 모든 자료를 5년간 안정적으로 보존하고, 사용자가 원하면 언제든지 다운로드가 가능하며 서비스 탈퇴 또한 용이하다.

수메드는 이밖에 지출보고서 관련 법령·제도 변화에 고객사들이 신속히 대응할 수 있도록 ExPre에 대한 지속적인 업그레이드를 제공한다.

특히 의료기기업체들의 비용부담을 최소화하기 위해 ExPre 최초 가입비와 월 유지보수비용을 합리적인 가격으로 책정해 서비스한다는 계획이다.

서광일 영업대표는 “지출보고서 작성시스템 ‘ExPre’는 의료기기업체들이 지출보고서 작성 의
무화 시행에 따른 컴플라이언스(Compliance·윤리경영) 요구사항에 적극 대응하는 한편 위험관리·효율성·안정성·경제성 측면에서 모두 만족할 수 있는 사용자 중심 솔루션”이라고 강조했다.