의료계의 춘계 학술대회 시즌은 급작스런 코로나19의 확산세에 시작도 못하고 접어야 했다. 그리고 이제 미뤘던 숙제를 풀어야 할 시간이 왔다.

누구나 인정한다. 이젠 코로나 이전 시대로 돌아가지 못한다고. 그렇다면 코로나 시대에 학술대회는 어떻게 개최해야 할까.

추계 학술대회 시즌이 다가오면서 '방역 학회'의 운영 방안에 대한 관심이 증가하고 있다. 임기응변으로 온라인 방식을 채택했던 학회들도 본래 취지인 '교류' 부분을 온라인으로 모두 충족할 수는 없었기 때문이다.

그런 의미에서 7월 경주하이코에서 개최된 2020 춘계심혈관통합학술대회는 방역 및 코로나 시대의 학회에 대한 이정표를 제시한 것으로 평가된다.

각 구역 진행요원의 업무 분담, 전신소독 분사기 등 세세한 방역 지침뿐 아니라 온라인 스트리밍, 화상 프리젠테이션까지 각종 아이디어가 총 동원됐기 때문이다.

당초 예상을 훌쩍 뛰어넘어 첫날에만 900명이 몰려들은 것은 물론 진행에 있어 시행착오도 최소화했다는 평. 실제로 다양한 연관 학회들도 심혈관통합학술대회를 벤치마킹했다는 후문이다. 심장학회 강석민 총무이사와 권현철 학술이사를 만나 자세한 이야기를 들었다.

▲코로나 대응 지침을 만들어 공개했다. 만들게 된 계기는?

코로나19 시대에 모범이 될 만한 행사를 만들자고 내부에서 의기투합했다. 그러기 위해선 무엇보다 세부적인 운영 지침이 필요했다. 우리도 준비하면서 많이 배웠다. 강석민 총무이사가 초안을 만들었다. 2시간만에 만들었지만 매일 코로나 방역 관련 회의를 진행하면서 최종본이 8번 수정될 정도로 공을 들였다.

대응지침은 코로나바이러스 감염증의 개요부터 ▲학회장 도면 및 입장 관리 체계 ▲학회장 주변 환경 관리 ▲학회 진행 요원 관리 ▲회원 참석자 예방 수칙 및 학회 운영 ▲전시업체 직원 관리 및 운영까지 곁들였다.

2~3월에 학회를 진행한 곳에 대한 이야기도 들었다. 코로나19라는 것을 처음 경험하다보니 아무래도 시행착오가 있을 수밖에 없다. 그런 시행착오를 최대한 줄이는 방향은 세세한 디테일에 있다고 생각한다. 학회가 진행되기 전 리허설 비슷하게 운영요원들과 실제 지침이 현장에서 잘 적용되는지도 확인했다. 옆에 동석한 하이코 박서준 컨벤션서비스팀장과 긴밀히 논의했다.

▲방역만큼 원활한 온라인 진행도 주목받았다

해외 연자를 섭외했는데 입국이 막히면서 프로그램의 변동이 있었다. 한분은 슬라이드 자료 및 비디오 기능을 활용해서 온라인 강연을 했다. 프리젠테이션에 음성 파일을 덧붙이는 형태였는데 일반 강연 못지 않았다. 이런 방식을 시도해본 이후 자신감이 붙었다. 추계도 이런 방식(오프라인+온라인)이 될 가능성이 있다.

포스트 코로나 시대가 오래 간다면 미래 학회 모습은 어떻게 될 것인가 그런 고민들이 많다. 온라인으로 가야한다는 생각이 많지만 온라인은 인적 네트워크 확장에 한계가 있다. 따라서 하이브리드로 가야 하지 않을까 한다.

방역을 강조하다보니 학회장에 참석자는 물론 진행자 자리 모두 물리적 거리를 띄워놓을 수밖에 없었다. 한 테이블에 한명씩 앉게 해서 착석이 어려운 분들은 온라인 앱 스트리밍 서비스를 듣게 했다.

꼭 현장에 없어도 회원이면 누구나 앱으로 라이트 스트리밍을 실시간 들을 수 있다. 스트리밍을 들으시는 분들을 위해 별도의 공간을 4곳 마련했다. 이동중이라도 볼 수 있게 했다.

▲방역/온라인 학회에 대한 평가는?

사실 코로나19의 확산으로 많은 학회들이 잠정 연기됐고 그 초반 포문을 연게 심장학회였다. 그래서 이번 학회가 향후 하반기 학회를 가늠해볼 척도가 된다는 점에서 긴장도 많이 했다.

병원급 의료기관 근무자가 많아서 병원에서 학회 참석을 막지나 않을까 걱정했지만 기우였다. 게다가 방역에 대한 내용을 사전에 많이 주지시킨 덕분에 회원들의 협조가 무엇보다 고마운 부분이다. 학회가 부드럽게 진행되는 데 회원들의 덕이 크다. 일방적으로 지침을 강요할 순 없다. 회원들이 올바르게 숙지하게 해서 자발적으로 대응지침에 맞게끔 행동하도록 해야 한다.

당초 500명을 생각하고 학회 운영 지침을 마련했지만 첫날에만 900명이 몰려들었다. 7개 방에서 거리를 두고 참석케 하면 최대 50명이 한 방에 참석 가능하다고 생각했는데 더 오셔서 일정 인원 수 이상은 세션 룸 입장을 받지 않기로 했다.

발열 환자는 없었다. 앞으로 1~2주까지는 조마조마하지 않을까한다(웃음). 학회가 끝난 후 보완점 등 학회 평가를 위해 임원진들끼리 미팅을 가질 것이다. 방역 관련 운영 방식을 보기위해 연관 학회에서도 다녀갔다. 해당 학회도 추계에 학회를 열기 때문에 임원진이 직접 방문해 운영 노하우에 대해 요청했으니 나름 성공적이라고 평가한다.

▲하반기 학회 시즌이 다가오고 있다. 준비하는 점이나 타 학회들에게 조언할 부분은?

학회 자체적으로 벌써 추계 학회를 준비하고 있다. 10월 16~18일까지 단독으로 추계 학회를 진행한다. 이번의 보완점들을 정리해 추계에 보다 깔끔한 모습을 보여야 한다. 이런 부분은 학회가 정리하고 대비할 수 있는 건데, 문제는 확진자 수의 추세다.

솔직히 날씨가 추워지면 2차 재유행 오지 않을까 걱정이 많이 된다. 여러 학자들도 코로나 재 유행 가능성에 대해 경고하기 때문이다. 정부가 마련한 단계별 지침에 따라 3단계에선 실내 50명 모임이 금지된다. 추계 학회는 세달이 기간동안 가변적인 부분이 많다.

▲코로나19 사태를 계기로 미래 학회 모습이 어떻게 변모할 것으로 보는지?

아마 내년 상반기까지 외국에 나가기 힘들 것 같다. 우스갯 소리로 학회에 못나가니까 논문 쓰는 사람이 너무 많아져 채택 확률이 낮아졌다는 말까지 나온다.

포스트 코로나 이후 학회가 온라인으로 재편될 것이란 전망이 있었는데 아직은 너무 급진적인 것 같다. 온라인+오프라인 하이브리드가 포스트코로나 시대에 표준이 될 것으로 보인다. 학회 이사장님도 하이브리드 방식으로 해보자고 결심했다. 방한이 힘든 해외 연자는 강의 슬라이드에 음성을 첨부해서 하는 식으로 얼마든지 강연을 할 수 있다. 이번 학회에서도 모바일 동시 송출을 시도했지만 큰 문제없이 진행됐다.

온라인 전환을 시도한 일부 학회에서 화면 송출 및 접속 오류 등 몇몇 시행착오가 있었지만 그런 부분은 필연적이다. 그런 경험을 숙지하고 발전시켜가면 학회 및 회원들도 이런 방식을 표준으로 받아들이지 않을까 한다. 대체적으로 하이브리드 형태로 가는게 순서인 것 같다는 의견이다. 온라인/오프라인 각각 장단점이 있기 때문이다.