“월 1회조차 어려운 치료재료 가납재고관리와 판매량 확인을 매일매일, 최소한 2일에 한번은 꼭 하고 싶었다.”

다국적기업 ‘보스톤사이언티픽코리아’ Operations팀 오영미 이사는 병원에 공급한 치료재료 판매량 정보를 한 달에 한번밖에 파악할 수 없는 현실이 늘 고민이었다.

하루에도 급변하는 시장상황에서 병원과 환자를 위해 적시적소 제품을 공급하는 것은 물론 진료과별 수요 트렌드를 파악해 경쟁사보다 앞선 영업 전략을 수립할 수 있도록 매일매일 정확한 판매량을 확인하고 싶었다.

‘높은 가시성과 예측 가능한’ 가납재고관리의 꿈은 RFID(Radio Frequency IDentification) 기반 치료재료 유통관리시스템 도입으로 마침내 실현됐다.

보스톤사이언티픽코리아는 지난해까지 병원 수술방 등 곳곳에 산적해있는 치료재료 가납·재고관리를 여느 의료기기업체와 마찬가지로 바코드 스캔 방식으로 수행했다.

하지만 병원 여건상 각종 수술과 시술로 바쁘게 돌아가는 수술방에서 일일이 바코드를 스캔해 치료재료 재고관리를 하는 건 현실적인 어려움이 따랐다.

정확도는 둘째 치고 평균 1~2시간이 소요되는 것은 물론 수술이 없는 시간에만 가능해 공급사와 병원 모두 효율성이 떨어지고 불편함도 적지 않았다.

특히 공급사 입장에서는 ‘살아 움직이는’ 치료재료의 비효율적인 가납·재고관리와 부정확한 수요 파악으로 적시적소 병원에 제품을 공급하는데 한계가 따랐다.

이로 인해 발생하는 분실 및 손·망실은 고스란히 공급사의 몫.

오영미 이사는 고심 끝에 RFID 스캔 방식에서 해법을 찾아보기로 했다.

보스톤사이언티픽코리아의 RFID 시스템 도입을 주도한 그는 “2015년 12월부터 RFID 도입을 검토하기 시작해 2016년 한 해 병원 가납재고관리에 적용 가능한 RFID 시스템을 구축했다”고 설명했다.

준비과정에서의 어려움도 적지 않았다.

그는 “RFID 도입이 실현가능한 프로젝트인지, 태그 값은 얼마이고 정확도는 높은지 몇몇 업체들을 만나서 알아보고 고민을 거듭했다”며 “특히 사이즈는 작으면서도 정확도가 높은 태그 공급사를 찾는 일도 쉽지 않았다”고 환기했다.

이어 “리더기와 궁합이 잘 맞고 스캔 정확도 또한 100%에 가까운 중국 RFID 제조사 ‘인벤고’ 태그를 발견했지만 해당 제품 한국 판권을 보유한 한미IT가 공급을 거부해 어려움도 많았다”고 덧붙였다.

우여곡절 끝에 정확도 높은 40~50만원대 국산 리더기와 개당 60원의 가격경쟁력을 갖춘 중국산 태그를 확보한 보스톤사이언티픽코리아의 다음 숙제는 RFID 스캔 방식을 구현할 ‘시스템’ 구축.

다행히 자체 ‘수탁재고관리시스템’을 활용해 수월하게 해결할 수 있었다.

10년간 손발을 맞춰온 동아쏘시오홀딩스 물류회사 용마로직스가 이용하는 수탁재고관리시스템은 개발 역시 동아쏘시오홀딩스 IT회사 DA인포메이션이 담당했다.

오영미 이사는 “제품 딜리버리, 사용량 체크, 인보이스 발행을 수행하는 삼자물류회사 용마로직스 역시 RFID 도입 니즈가 컸다”며 “우리와 삼자물류회사가 함께 투자해 기존 시스템에 RFID 솔루션을 접목한 RFID 기반 가납재고관리시스템을 조기에 개발할 수 있었다”고 말했다.

보스톤사이언티픽코리아는 약 1년에 걸친 준비과정을 마치고 지난해 11월 말부터 고객병원 내 가납재고 치료재료에 RFID 태그를 붙이기 시작했다.

삼자물류회사 직원 9명이 수행하는 RFID 태그 작업은 지난 3월까지 진행된 보스톤사이언티픽코리아 직접 판매 고객병원 35곳(제품 3만개)을 포함해 5월 중순까지 총 94곳을 대상으로 이뤄질 예정이다.

RFID 기반 수탁재고관리시스템 도입 후 실제 병원 가납재고관리에는 어떠한 변화가 일어났을까.

4월 18일 기준 월별 재고 조사 횟수는 기존 바코드 스캔 시 86회(병원 94곳)에서 RFID 도입 후 331건으로 무려 285% 급증했다.

반면 심혈관·소화기내시경·말초혈관용 치료재료 평균 재고일수와 유효기간만료 폐기율은 모두 감소했다.

조사 횟수가 늘면서 재고 기간이 길고 유효기간만료가 다가온 치료재료를 빠르게 파악해 해당 제품이 필요하거나 부족한 다른 고객병원으로 회전시키는 동시에 정확한 사용량을 조사해 적정 공급량을 조절함으로써 효율적인 가납재고관리가 이뤄진 것.

오영미 이사는 “바코드로 스캔해 가납재고관리를 할 때는 정확도는 둘째 치고 시간이 오래 걸려 수술방에서 스캔 도중 쫓겨나는 일이 빈번했고, 또 보통 밤늦게 할 수밖에 없기 때문에 삼자물류회사나 간호사 모두 힘들었다”고 밝혔다.

이어 “RFID 도입 후에는 동일한 인력으로 실시간 정확한 재고 조사와 판매량 확인을 자주 할 수 있게 됐다”며 “병원 사용량을 제때 파악해 공급하고 유효기간 만료가 도래한 제품 역시 타 병원으로 빠르게 회전시킴으로써 재고관리가 한층 수월해졌다”고 덧붙였다.

그는 특히 “전에는 월 1회 하기도 힘들었던 가납재고와 판매량 확인을 지금은 1주일에 한번은 하고 있다”며 “심장 쪽 치료재료 등 공급량이 많은 경우 매일매일 하거나 최소한 2일에 한번은 하도록 가이드하고 있다”고 강조했다.

보스톤사이언티픽 한국지사의 RFID 도입 사례는 아·태지역 지사는 물론 글로벌 본사까지 유의미한 성과로 평가해 예의주시하고 있다.

정도의 차이가 있을 뿐 비효율적이고 부정확한 병원 내 가납재고관리는 각국의 공통된 문제인 만큼 해결방안 중 하나로 RFID 도입 필요성이 있었기 때문.

오 이사는 “아무래도 호주·일본지사는 규모가 크기 때문에 RFID 파일럿 프로젝트를 하기가 쉽지 않다”며 “마침 한국지사의 RFID 도입과 비슷한 시기에 인도네시아 역시 파일럿을 시작했다”고 설명했다.

덧붙여 “인도네시아는 일본 통신업체 NTT社와 함께 RFID 리더가 내장된 ‘캐비넷’ 형태 솔루션을 도입해 병원 재고관리를 했지만 병원 당 수 천만 원의 비용이 드는 문제가 있었다”고 밝혔다.

그러면서 “한국의 성공적인 RFID 사례가 알려지면서 브라질지사가 벤치마킹을 검토 중이고 미국 본사 또한 도입을 고려 중인 것으로 알고 있다”며 “한국지사의 RFID 도입에 따른 장기적이고 수치화된 성과를 아·태지사와 본사 모두 기다리고 있다”고 말했다.

보스톤사이언티픽코리아는 성공적인 RFID 도입 성과를 인정받아 아·태지역에서 수여하는 혁신상을 수상하는 영예를 안았다.

한편, 보스톤사이언티픽코리아는 서울·수도권 병원을 담당하는 삼자물류회사에 이어 지방 대리점까지 RFID 기반 가납재고관리시스템을 확대 적용할 계획이다.

영세한 일부 대리점은 기본적인 시스템이 부재하고 심지어 바코드 스캔 방식의 재고관리조차 이뤄지지 못하고 있는 현실.

오영미 이사는 “지방 고객병원에 제때 제품을 공급하고 유효기간 등 품질관리를 위해 대리점에 제품을 판매하는 것이지만 일부 대리점의 경우 영세성 때문에 제대로 된 재고관리에 한계가 있다”고 말했다.

이어 “좋은 품질의 제품을 고객병원에 제공하는 건 공급사의 의무이자 책임”이라며 “대리점에서도 RFID 태그만 붙이면 가납재고관리가 가능한 또 다른 RFID 기반 시스템 개발을 계획하고 있다”고 밝혔다.

RFID 기반 가납재고관리시스템은 병원과 공급사의 업무 편의성·효율성 향상과 함께 유통과정에서의 비용절감을 통한 그 이익이 환자에게 돌아간다는 점에서 치료재료 유통관리의 새로운 패러다임 변화를 예고하고 있다.

하지만 국내시장에서 RFID 기반 가납재고관리시스템을 도입한 의료기기업체는 쿡메디칼코리아와 보스톤사이언티픽코리아 등 극히 일부에 불과하다.

오영미 이사는 그 이유를 RFID의 ‘기술적 한계성’과 ‘비용부담’에 대한 두 가지 선입견 때문이라고 추정했다.

의료기기업체들이 RFID 스캔 방식을 실제 비즈니스에 적용하려는 노력과 의지 없이 무조건 안 된다는 과거 인식이 현재까지 고스란히 이어지고 있다는 것.

그는 “의료기기업체들은 병원 여건상 시간도 시간이지만 그걸 할 수 있는 타이밍 잡기가 어렵고 그렇다고 밤마다 할 수 있는 것도 아니며, 한 달에 한번 하는 것조차 힘들다고 어려움을 토로하지만 정작 이를 개선할 수 있는 RFID에는 관심이 없는 것 같다”고 말했다.

이어 “RFID는 태그 값이 비싸고 스캔 시 정확도가 떨어진다는 과거로부터 이어진 오랜 선입견 때문인 것 같다”며 “우리가 사용하는 RFID 리더기는 국산 제품으로 스캔 정확도가 높고 태그 역시 과거와 달리 비용부담이 크지 않다”고 설명했다.

더불어 “우리의 경험상 RFID 도입은 실현가능한 프로젝트로 의지만 있으면 충분히 가능하다”며 “RFID 도입에 관심이 없는 업체는 선입견 때문에 여전히 엄두를 안 내던가 아니면 효율적인 가납재고관리를 포기한 것이 아닐까 싶다”고 밝혔다.

특히 “RFID는 혁신적인 가납재고관리로 공급사와 병원 모두에게 비용절감과 업무 효율성은 물론 감염예방 등 환자 안전관리를 강화하는 UDI 제도 시행과 맞물려 유통과정에서의 투명성을 높이는데 중요한 역할을 할 것”이라고 강조했다.